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Mobile Office mal anders

Piabo-Team arbeitete einen Monat in Italien

Ende März am Pool arbeiten: So kann ein Mobile Office auch aussehen – Foto: Piabo

Mit Sack und Pack nach Rom. Piabo ermöglicht einem 30-köpfigen Team außerhalb der eigenen vier Wände im sonnigen Italien zu arbeiten. Bis das soweit war, gab es allerdings einige Dinge zu klären.

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Die Welt spricht von Mitarbeitermangel. Davon, wie schwer es ist, neue Mitarbeiter zu gewinnen. Und doch machen viele Unternehmen den Fehler, den Teamspirit zu vergessen. Die Möglichkeit aus dem Homeoffice heraus zu arbeiten, das Haustier mit ins Büro zu bringen und für die Kinder im Hause zu sorgen, wenn es mal wieder etwas länger dauert, bieten inzwischen (fast) alle ebenso an, wie den Zuschuss zu Fitness-Angeboten und Firmen-Events. Was dabei oft auf der Strecke bleibt ist das, weswegen die meisten das Unternehmen wechseln. Laut der WeTransfer-Studie „Ideas Report 21“ planen rund 45 Prozent der Mitarbeiter sich in den kommenden sechs Monaten eine neue Stelle zu suchen, rund die Hälfte davon, weil sie erkannten, wie wenig sie mit ihren Kollegen gemeinsam haben. Was fehlt ist also anscheinend weniger die Work-Life-Balance, sondern das Zusammengehörigkeitsgefühl.

Das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken

Bei der PR-Agentur Piabo ging bei dem Italien-Trip weniger um ein schwächelndes Zusammengehörigkeitsgefühl. Es ging vielmehr darum, dieses noch zu stärken. Die 2006 von Tilo Bonow gegründete Agentur ermöglicht ihren Kollegen nicht erst seit Corona, von zuhause aus zu arbeiten. Mehr noch, manche Kollegen wechseln gar zwischen Deutschland und beispielsweise Spanien, weil sie dort Familie haben. Das war nie ein Problem. „Aktuell haben wir die Regel, dass man drei Monate im Jahr remote arbeiten kann“, sagt Ann-Kathrin Marggraf, Senior Communications Consultant bei Piabo. In der Agentur braucht man zum Arbeiten schon lange nur ein Handy und den Laptop. Alles andere befindet sich in der Cloud.

So entstand an einem dunklen Novemberabend die Idee, doch mal mit einem ganzen Team in die Sonne zu fahren. Um dort zu arbeiten und sich ganz nebenbei auch besser kennenzulernen. Mal tiefere Gespräche führen zu können, jenseits der Gruppen, die sich sowieso regelmäßig treffen.

Die Idee, an der Marggraf beteiligt war, verschwand nicht mehr aus den Köpfen. Und so erzählte Marggraf Steffen Beck, Head of People & Culture davon. Der war sofort angetan und bat Marggraf, ein Konzept zu erarbeiten und vorzustellen.

Vor dem Spaß kommt die Bürokratie

Natürlich kann man nicht einfach sagen: Das machen wir jetzt und dann geht es los. Neben der logistischen Planung ist auch das Abklären rechtlicher Fragen notwendig: Greifen die relevanten Versicherungen, wie Betriebshaftpflicht oder betriebliche Unfallversicherung? Gelten die auch im Ausland? Wie sieht es mit den Krankenversicherungen der teilnehmenden Mitarbeitenden aus? Brauchen die eventuell eine Ausweitung auf das Ausland und wer bezahlt den Zusatztarif? Und so weiter. Eine Frage, die im Raum stand war, ob es sich bei dem Team-Event um eine Dienstreise handelt und gegebenenfalls hinterher zusätzliche freie Tage und/oder eine Spesenabrechnung anfallen und wie das Ganze buchhalterisch und steuerlich zu behandeln ist.

Auf die meisten dieser Fragen gab und gibt es bis heute keine rechtsverbindlichen Antworten. „Wir begrüßen es, wenn die rechtlichen Rahmenbedingungen sich an die flexiblen Arbeitsbedingungen unserer Zeit anpassen”, kommentiert Beck. Bei Piabo ging man das Ganze entsprechend pragmatisch an: Der Aufenthalt in Italien, respektive im Landhaus Casale del Gallo, wurde kurzerhand zum Mobile Office im Ausland erklärt. Die Unterkunft stellte Piabo, für Anreise und Verpflegung hatten die Teilnehmenden selbst zu sorgen. Die Bedingung war, dass alle klimafreundlich anreisen. Darum hatte man sich auch für Italien entschieden, weil von München aus ein Nachtzug nach Rom fährt. Den haben die meisten auch genutzt.

Vor Ort galten dann dieselben Bedingungen wie sonst auch: flexible Zeiteinteilung auf Vertrauensbasis. „Voraussetzung für die Teilnahme an der Workstation war eine private Auslandskrankenversicherung. Berufliche Unfälle sind durch die Berufsgenossenschaft abgesichert“, sagt Beck und betont, dass es sich zwar nicht um eine berufliche Entsendung handelt, dennoch würden die gleichen Regeln gelten.

Gearbeitet wurde mal aus dem Liegestuhl heraus, mal im eigenen Zimmer oder in der größeren Runde am Gesindetisch (Foto unten)
Fotos: Piabo

Geprüft, getan. Nach etwa vier Monaten Planung ging es los: Insgesamt 30 Mitarbeitende hatten sich angemeldet, nach Italien mitzukommen. Einige bleiben die gesamten vier Wochen vor Ort, einige wechselten nach 14 Tagen zurück ins kalte Deutschland und wieder andere, wie beispielsweise die COO genossen die lockere Atmosphäre für ein paar Tage.

Zwanglose Atmosphäre

Lockere Atmosphäre, weil hinter nichts irgendein Zwang steckte. „Wir haben bei der Planung sehr genau darauf geachtet, dass alle ein eigenes Zimmer und möglichst auch ein eigenes Bad haben“, erklärt Marggraf. Auch gab es keine zwangsverordneten gemeinschaftlichen Essen, sportlichen Aktivitäten oder Ähnliches. „Alles kann, nichts muss“, sagt Marggraf dazu. Ihr war es es wichtig, dass jeder seinen eigenen Rhythmus beibehalten kann. „Das ist eine perfekte Kombination aus Arbeit und Freizeit mit Kolleginnen und Kollegen, aber eben auch allein, wenn man möchte“, sagt sie.

Die einen machten Yoga, die anderen gingen joggen und wieder andere nutzten nur den Pool. Niemand sollte sich zu irgendwas gezwungen fühlen – Foto: Piabo

Die Arbeit kam dabei tatsächlich nicht zu kurz. Alle arbeiteten wie sonst auch, telefonierten oder trafen sich via Zoom mit ihren Kunden, erarbeiteten Konzepte – alles wie immer. Nur mit dem Vorteil, wie Marggraf betont, dass man eben hier noch kurz mal mit einem Kollegen über das eine oder andere sprechen konnte, vielleicht auch neue Sichtweisen und Aspekte mit in sein Projekt einbringen konnte und vor allem, mehr von dem verstand, woran die Kollegen gerade arbeiteten. „Unser Head of Finance Manager hat uns zurückgespiegelt, dass der Austausch mit uns vor Ort sehr wertvoll ist, da er jetzt viel besser unseren Alltag als PR-Berater*innen versteht“, so Marggraf.

Bei Piabo wird das Projekt Italien als Pilot gesehen. Zum einen, um zu prüfen, ob man das Agentur-intern ausweitet. Zum anderen, um Erfahrungswerte für die Mitarbeitermotivation und damit -bindung sowie das Recruiting zu sammeln. Und am Ende ein bisschen auch, um ein Vorbild für andere Arbeitgeber zu sein, es der Agentur doch einfach mal gleichzutun.

Für Marggraf gibt es da nichts mehr zu prüfen. Ihrer Überzeugung nach haben die Tages des Dolce Vita schon jetzt dazu beigetragen, dass das Team standortübergreifend noch mehr zusammengewachsen ist. „Vielen von uns ist der Austausch, insbesondere nach der langen Zeit, in der wir oft im Homeoffice waren, unheimlich wichtig. Sich im Arbeitsalltag via Bildschirm auszutauschen ist das Eine. Sich aber mal wieder zu sehen, die kleinen Gesten zu bemerken und ganz spontan reden zu können, worüber auch immer, das hat eine ganz andere Qualität und schweißt zusammen”, sagt sie.

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