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O2 Telefónica Workplace

Schöne, neue Arbeitswelt bei Telefónica: das Büro als Magnet

Im höchsten Tower Bayerns investiert Telefónica Deutschland in die Zufriedenheit der Mitarbeitenden – Foto: Telefónica / Quirin Lepper

Die Büroausstattung ist nur ein Aspekt von vielen, wenn es um die Zufriedenheit von Mitarbeitenden geht. Bei Telefónica Deutschland wird darauf besonders viel Wert gelegt. Der Telko-Konzern lockt in Bayern Talente mit Wohlfühl-Atmosphäre und moderner Technologie auf drei Etagen.

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Zum 19. März ist die Home-Office-Pflicht ausgelaufen, viele Arbeitnehmer*innen sind seitdem in ihre Büros zurückgekehrt – teilweise unfreiwillig. Während die einen sich nach dem Schnack an der Kaffeemaschine oder ihrem Büroalltag sehnten, haben andere das Arbeiten in Jogginghosen und die Ruhe daheim schätzen gelernt. Die Entscheidung, Menschen wieder zusammenzubringen, wird teils hitzig diskutiert, denn ein Ende der Pandemie ist nicht in Sicht.

Telefónica Deutschland tut viel dafür, passionierte Daheimbleiber wieder in die alte Arbeitsstätte zu locken – ganz ohne Druck. Das Unternehmen macht keine Vorgaben, wie viele Arbeitstage im größten Büro-Tower Bayerns (146 Meter) verbracht werden müssen. Es stellt seinen Arbeitnehmern außerdem viel Platz zur Verfügung, die den Relax-Zonen im Silicon Valley in nichts nachstehen. Das Motto: Jede Tätigkeit verdient eine dafür angepasste Umgebung, in der auch Begegnungen unter den Kollegen möglich sind. Schließlich steht das Vernetzen beim Telekommunikationsanbieter ganz oben auf der Liste. Auch wenn die Münchner einen Großteil der Räume bereits vor Corona fertiggestellt hatten, hat die Pandemie in Sachen New Work nochmals für einen Schub gesorgt. Mit Hilfe einer neu eingeführten Technologie kann das Unternehmen nun die Zufriedenheit über die Neuerungen seitens der Mitarbeiter skalieren – ganz ohne Fragebogen. Damit kann nicht nur der Wohlfühl-Faktor gemessen werden, es bieten sich auch Potenziale für den eigenen ökologischen Fußabdruck.

New Work geistert als Buzz-Begriff bereits seit vielen Jahren über die Podien, durch die sozialen Berufsnetzwerke und Feuilletons. Mitte der 70er-Jahre entwickelte der Philosoph und Anthropologe Frithjof Bergmann eine Vision für neue Arbeit als Gegenmodell zum kapitalistisch geprägten Arbeitsverständnis. Auch wenn Bergmann bis zu seinem Tod im Jahr 2021 die heutigen New-Work-Debatten kritisiert hatte – ihm ging es um ein grundlegend anderes Verhältnis zur Arbeit – ist das Thema Wohlfühlen den Arbeitnehmer*innen in Deutschland sehr wichtig. Bislang konnten die Arbeitsplätze hierzulande aber nicht direkt für Euphorie sorgen. Eine Studie des dänischen Unternehmens Peakon aus dem Jahr 2020 kam sogar zu dem Ergebnis, dass nirgendwo die Menschen so lustlos zur Arbeit gehen wie in Deutschland. Beinahe jeder Vierte gehe demnach unmotiviert ins Büro (23 Prozent). Das Problem: Unzufriedene Mitarbeiter kündigen eher, sind häufiger krank und kosten Millionen. 

Wohlfühlen und Vernetzen auf drei Etagen

Dass seine Kollegen lieber ins Büro kommen als der deutsche Durchschnitt, ist bei Telefónica die Aufgabe von Rainer Huff. Der 44-Jährige ist als Portfolio & Strategy Manager im Bereich Real Estate und Workplace Management bei Telefónica Deutschland tätig. Seine Aufgaben umfassen das klassische Projektmanagement, Change Management und Flächenprojekte mit dem Fokus auf New-Work-Place-Konzepte, also flexible Arbeitsplatzkonzepte. „Für mich bedeutet New Work, für alle Mitarbeiter*innen die richtigen Arbeitsmittel und Umgebung zur Verfügung zu stellen, so dass sie dort arbeiten können, wie es persönlich am besten passt“, sagt Huff. Das klinge zwar banal, sei aber eine große Herausforderung. 

Diese ist Telefónica 2013 erstmals angegangen. „Wir haben damals festgestellt, dass die Art, wie wir arbeiten und wie wir miteinander kollaborieren, nicht zu dem passte, wie die Arbeitsumgebung aussah“, so Huff. Der Tower als Symbol für die „alte Welt“ mit klassischer Zellbürostrutktur passte nicht mehr ins Bild eines Global Players der Digitalwirtschaft. „Wir haben dann angefangen, die Silos aufzubrechen, um die Distanz zwischen den Teams aufzulösen und die Kommunikation miteinander zu verbessern.“ 

Seitdem hat sich viel getan bei den Münchnern. Für die Konzeption der drei Projektflächen, dem „O2 Telefónica Workplace“, wurden Mitarbeiter intern eingebunden, Workshops abgehalten, Befragungen durchgeführt. Heute finden die Mitarbeitenden im 25., 36. und 37. Stock ebenso Wohlfühl- und Ruhebereiche wie flexible Büroflächen, neue Möbelkonzepte und digitale Technologien. „Wir setzen auf bewährte Bürostrukturen, wie etwa das offene Flächenkonzept mit seinen Rückzugs-, Kollaborations- und Meetingräumen. Parallel erproben wir weiterhin neue Ansätze für eine noch effektivere Zusammenarbeit“, so Huff. Das Workplace-Konzept werde verstanden als Zusammenspiel zwischen Büroräumen, mobilem Arbeiten, Arbeitskultur und Technologie. „Dieses entwickeln wir im Rahmen einer engen Zusammenarbeit zwischen unseren Abteilungen wie Branding, HR und IT kontinuierlich weiter. Denn das Büro muss ein Magnet sein.“

Seit elf Jahren ist Rainer Huff bei Telefónica Deutschland angestellt, seit vier Jahren ist der Diplom-Architekt der Mann für Räume beim Telekommunikationsanbieter.

Im Konzept des „O2 Telefónica Workplace“ hat zwar jede Business Unit einen festen Arbeitsplatzbereich – die sogenannte „Homezone“. Allerdings sind die Grenzen zu den benachbarten Bereichen fließend. Man darf sich in jedem Bereich und auf jeder Etage willkommen fühlen, wenn es mit der Kapazität und den Arbeitsweisen des jeweiligen Bereichs vereinbar ist. „Die gesamte Büroinfrastruktur ist als gemeinsame Ressource zu verstehen“, sagt Huff. „Schreibtische, Räume und Bereiche, Ausstattungen und Geräte sind keiner bestimmten Person zugeordnet. Jeder Mitarbeiter und Mitarbeiterin kann nach Bedarf aus dem breiten Angebot an offenen und geschlossenen Arbeitsplatz- und Kollaborationsräumen das passende Angebot für sich wählen.“

Skalieren für den ökologischen Footprint

Um die Wahl für die Mitarbeitenden flexibel, transparent und spielerisch zu gestalten, holten sich die Münchner Haltian ins Boot, ein finnisches Startup und globaler Engineering-Dienstleister, der 2012 von einer Gruppe ehemaliger Nokia-Innovation-Lab-Mitarbeiter gegründet wurde. Die IT-Experten entwickelten „digitale Gebäudezwillinge“, die auf den Bauplänen des Towers und der verbauten Technologie basieren und ein virtuelles Abbild der Räume geben – inklusive Büros und deren Einrichtung.

Zusätzlich wurden über 200 Sensoren unter den Arbeitsplätzen und an den Wänden angebracht, die anonymisiert die Anwesenheit der Personen in der Fläche erfassen und diese an das System übertragen. Die Sensoren an Türrahmen einiger Meetingräume messen mithilfe von Lasern die Anzahl der Personen. Das Tool benötigt lediglich die E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden zur Registrierung und Login im System.

Die Software bietet nicht nur den Vorteil der flexiblen und transparenten Raumbelegung, sondern auch die Datengrundlage dafür festzustellen, wie die räumlichen und technologischen Neuerungen von den Mitarbeitenden angenommen werden. „Das ist neben Mitarbeiterbefragungen sehr wertvoll und lässt uns Möglichkeiten zum Experimentieren und Testen von neuen Ideen“, sagt Huff. Spannend sei für ihn, welche New Work-Ansätze bei den Mitarbeitenden wirklich ankommen. „Alle Berater, mit denen man darüber redet, haben eine Vermutung, was die Mitarbeiter*innen in Zukunft wollen. So ganz wissen aber tut das niemand.“

Deshalb verfolge man bei der Telefónica den Ansatz der kurzen Sprints: „Einfach machen, das ist ganz wichtig. Diesen Ansatz haben wir immer schon verfolgt.“ Daher auch die Bezeichnung „Pilotetagen“ für die New-Work-Bereiche, da diese ständig an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst werden. Nach Prüfungen und Evaluierungen könne auch ein weiterer Rollout auf weitere Etagen erfolgen. Doch erst einmal geht es darum herauszufinden, welche neuen Lösungen funktionieren und einen Mehrwert generieren. „Keiner kennt die genauen Anforderungen und veränderten Arbeitsweisen in einer Post-Corona Zeit und einem ‘New Normal’ wirklich“, so Huff.

Dafür sieht der 44-Jährige große Potenziale für Telefónica und andere Unternehmen, denn Corona hat gezeigt, wie wichtig die Digitalisierung für alle Firmen ist. „Aus meiner Sicht sind die Daten, die wir nun erheben, die Zukunft. Denn ich muss überlegen: Wie werden Flächen genutzt? Dafür brauche ich Daten.“ Diese könnten im nächsten Schritt auch dabei helfen, den eigenen ökologischen Footprint zu verkleinern, wenn Räume effizienter genutzt werden. Die gesteigerte Zufriedenheit der Mitarbeitenden könnte damit zu mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen führen. „Da ist noch viel zu tun – auch bei uns. Aber da arbeiten wir dran.“  

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