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Acht einfache Tipps für bessere Meetings

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In deutschen Unternehmen grassiert eine Krankheit: übermäßiges, ineffizientes Konferieren - in Fachkreisen auch Meetingitis genannt. Dagegen gibt es mehr als ein Hausmittel. MEEDIA stellt acht Tipps für bessere Konferenzen vor.

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Vorbereitung ist alles: Damit die Teilnehmer gut vorbereitet in ein Meeting gehen können, sollten Sie vorab eine klar definierte Agenda an alle verschicken. Im Vorfeld bedeutet dies aber: nicht erst fünf Minuten vor Meeting-Beginn! Geben Sie den Kollegen die Möglichkeit, eigene Punkte auf die Agenda zu setzen.

Die richtigen Teilnehmer: Laden Sie nur die Personen zu einem Meeting ein, die auch direkt in ein Projekt involviert sind. So bleibt die Gesprächsrunde klein und effektiv. Ein operatives Meeting ist nicht dazu gedacht, die gesamte Abteilung von einer Änderung in Kenntnis zu setzen.

Ziele setzen: Was ist der Sinn und Zweck des Meetings? Soll eine neue Strategie verabschiedet werden? Ist für den Auftakt ein Reporting geplant? Wenn alle Teilnehmer schon vor dem Treffen wissen, was am Ende erreicht werden soll, sparen sich alle Beteiligten unnötige Diskussionen. Klären Sie zu Meetingbeginn nochmal die Prioritäten, mit der Sie die einzelnen Themen ansprechen wollen.

Genug Zeit einplanen: Setzen Sie für Meetings mindestens eine Stunde an. Denn in den seltensten Fällen endet das Gespräch in der Gruppe zum geplanten Zeitpunkt. Für welche Themen benötigen Sie besonders viel Zeit? Gehen Sie in Gedanken die einzelnen Themenpunkte vorab durch. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, ob Sie beim Meeting auch “in der Zeit” bleiben.

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Schaffen Sie Fortschritte: Ein Meeting mit den Kollegen und Vorgesetzten dient nicht nur zum Gedankenaustausch. Sie kommen mit anderen Personen zusammen, um Entscheidungen zu treffen. Achten Sie also darauf, dass sich auch alle Beteiligten darauf geeinigt haben und sich darüber bewusst sind, welche To-Dos Sie aus dem Meeting für sich mitnehmen. Legen Sie auch hierfür Termine fest.

Dokumentieren Sie: Irren ist menschlich. Damit sich auch alle darüber bewusst sind, was im Meeting besprochen wurde und was es für den Aufgabenbereich jedes Einzelnen bedeutet, sollten Sie vorab eine Person darum bitten, Protokoll zu führen. So können sich alle auch Tage später bei Nachfragen erst einmal am Protokoll orientieren, bevor sie in erneute Abstimmungsrunden gehen.

Stehen Sie auf: Um mehr Dynamik in ein Meeting zu bringen, kann ein einfacher Trick helfen: Stehen Sie auf. Studien haben ergeben, dass Konferenzen im Stehen durchschnittlich ein Drittel kürzer sind als wenn Sie mit Kollegen in der Runde sitzen.

Bitten Sie um Feedback: Ein Meeting ist ein Gespräch unter Kollegen, keine One-to-many-Kommunikation. Rufen Sie deswegen in regelmäßigen Abständen Ihre Mitarbeiter und Vorgesetzten dazu auf, Kritik an der Meetingkultur im Unternehmen zu äußern. Auf diese Weise erhöhen Sie das Engagement der Kollegen und erhöhen auf lange Sicht die Effektivität der Meetings.

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