Der E-Mail-Knigge der Top-Werber

Was haben gute Manieren und Etikette mit E-Mails zu tun? Anscheinend ziemlich viel. Für den Geschäftsführer Kreation von Scholz & Friends Berlin gehört ein sorgfältiger Umgang mit der digitalen Post zum guten Ton im medialen Business. Der Scholz & Friends E-Mail-Knigge weiht Leser in die hohe Kunst der E-Mail-Korrespondenz ein – und kommt ganz nostalgisch als leinengebundenes Büchlein daher. MEEDIA bringt die "zehn Gebote" für den richtigen Umgang mit Mails und interviewte Matthias Spaetgens.

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Schon 2006 hatte Scholz & Friends-CEO Frank-Michael Schmidt darauf hingewiesen, dass bereits „eine E-Mail häufig eine Lawine von E-Müll nach sich zieht.“ In Anlehnung daran halten zehn goldenen Regeln dazu an, Zeit und Effizienz raubende E-Mail-Gewohnheiten abzulegen. Stattdessen setzt die Agentur, die kürzlich beim ADC-Festival 21 der begehrten Nägel gewann und damit auf Platz des Kreativ-Rankings landete, auf eine E-Mail-Kommunikation, die Mehrwert produziert.
Die 10 goldenen Regeln der Werber:

Regel 1
Eine nicht versendete E-Mail ist eine gute E-Mail.

Regel 2
Jede gute E-Mail braucht eine gute Betreffzeile.
Regel 3
Der persönliche Austausch von Angesicht zu Angesicht ist der E-Mail Korrespondenz um Längen überlegen.

Regel 4
Anfragen über E-Mails müssen klar formuliert sein.

Regel 5
E-Mails sollten mit Sorgfalt geschrieben werden. Achte auf Stil und Rechtschreibung!

Regel 6
Wer produktiv sein will muss eine E-Mail-Pause einlegen können.
Regel 7
Lass lieber die Stimmbänder sprechen anstatt sich hinter E-Mails zu verstecken.

Regel 8
Bei E-Mail-Verteiler gilt: Lieber Klasse statt Masse.

Regel 9
Keine Hektik bei der Beantwortung von E-Mails.

Regel 10
Halte diese Regeln in Ehren und beachte sie.

Geschäftsführer Matthias Spaetgens, einer der kreativen Köpfe hinter dem Projekt, beantwortete die MEEDIA-Fragen zum virtuellen Guide passendender Weise per Mail.

Zen-artig mahnt uns Scholz & Friends zur Mäßigung unserer E-Mail-Korrespondenz und empfiehlt sogar gelegentliche E-Mail Abstinenz. Warum?

In unserem Berufsalltag werden wir von Ablenkungen bombardiert. Das regelmäßige Klingeln des Rechners beim Eintreffen einer Email ist nur ein Aspekt. Jedes Email-Gebimmel kostet uns mehr Zeit, als die 15 Sekunden, die wir zum Lesen der Nachricht brauchen. Bis wir gedanklich wieder bei der zuvor bearbeiteten Aufgabe sind, dauert es viel länger.

Aber grundsätzlich gilt: Die Übertreibung kommt der Wahrheit am nächsten. Und natürlich überzeichnen wir mit dem Knigge. Dieser ist weniger eine Gebrauchsanweisung, sondern vielmehr ein Plädoyer, sich hin und wieder auf eine Sache zu konzentrieren, Prioritäten zu schaffen und vor allem mehr miteinander zu reden. Denn im Gespräch lernt man sich kennen und vermeidet Missverständnisse.

Wie kam es zu diesem Projekt?
Jedes Mal, wenn bei uns der E-Mail-Server abstürzte, war ich mir sicher: Das ist gerade eine produktive Zeit. Denn wir haben gemerkt, dass das Bearbeiten der täglichen Email-Flut immer mehr Zeit beansprucht. Wir möchten aber mehr Zeit für Ideen haben.

Goldfolienprägung und ein grober Leineneinband: Wie passt das zum modernen Kommunikationsmittel E-Mail?
Der Inhalt bestimmt die Form. Es ist schließlich ein Knigge, also ein Regelbuch und dementsprechend tradiert und streng sollte auch die Gestaltung aussehen. Außerdem wollten wir einen bewussten Kontrast zu einem digitalen Design schaffen. Kupferstiche und Goldprägung hat man halt lange nicht mehr gesehen.

Eine E-Mail ist kein Brief. Scholz und Friends favorisiert kurze und präzise Nachrichten. Wie passen da noch Höflichkeit und Freundlichkeit rein?

Der Adressat einer E-Mail muss sich respektiert fühlen. Man bohrt ja auch nicht in der Nase, wenn man mit jemanden spricht. Die Höflichkeit entsteht aber nicht unbedingt durch noch mehr Text und Floskeln, sondern auch dadruch, dass ich mich kurz fasse und in meinen Informationen präzise bin. Auch das ist Respekt dem Adressaten gegenüber. Denn ich will seine Zeit nicht länger beanspruchen als unbedingt notwendig. Und eine kurze Anrede oder ein Gruß am Ende einer Mail können Wunder wirken. Vor allem wenn man den Adressaten nicht so gut kennt.

Was sind für Sie die wichtigsten Regeln bei dem täglichen Umgang mit E-Mails?

Dass man eine E-Mail nur dann schreiben sollte, wenn sie dem Empfänger einen Mehrwert bietet. Einen Telefonanruf macht man auch nur dann, wenn man ein Anliegen hat.
Wieso sollte das bei E-Mails anders sein?

Wie viele Emails zirkulierten schätzungsweise bei Scholz & Friends während der Schaffungsphase dieses Buches?

Sehr viele. Aber die Idee des Buches ist bei einem Gespräch entstanden. An einem runden Tisch bei angeregter Diskussion. Und bestimmt mit einem Glas Bier oder Rotwein.  
Halten Sie sich an Ihre eigene Regeln?

Ich gebe mir zumindest Mühe. ;-)))))

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