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Digital-Experte Lutz Hirsch: So müssen Führungskräfte virtuell kommunizieren

Lutz Hirsch CEO von Hirschtec Foto: Hirschtec

Das Arbeitsleben findet im Corona-Shutdown vermehrt Zuhause statt – und in neuem Maße digital. Lutz Hirsch, CEO von Hirschtec, berät Kunden beim Digital Workplace und zu Intranetkonzepten. Er erklärt die technischen und kommunikativen Voraussetzungen für gelungenes Homeoffice und was sie kosten.

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Welche Schwierigkeiten ergeben sich für Geschäftsführer und Teamleader in Zeiten von Homeoffice?
Lutz Hirsch: Erst einmal ist die Hauptherausforderung, überhaupt alle für die Abstimmung und das Treffen von Entscheidungen nötigen Mitarbeitenden zu erreichen und mit ihnen gemeinsam an Inhalten zu arbeiten. Ich sehe vielfach, dass Dokumente nicht verfügbar sind, auf Systeme nicht zugegriffen werden kann und in Unternehmen momentan ganz heterogene Kommunikationssysteme eingesetzt werden.

Der eine nutzt noch einen privaten Skype-Account, der andere schon Microsoft Teams, der Dritte kann nur über Telefon eingebunden werden. Über den nicht funktionierenden Zugriff auf Systeme per VPN will ich erst gar nicht im Detail sprechen. All das erschwert Führungsaufgaben enorm und multipliziert den Aufwand.

Diese Komplexität vervielfacht sich im nächsten Schritt, wenn man dann zu den getroffenen Entscheidungen auch noch zu allen Mitarbeiter sprechen möchte und nicht nur Rundmails verfassen will. Diese werden gerade in der jetzigen Situation von Menschen nicht positiv, sondern eher als „Abspeise-Mail“ wahrgenommen.

Was verstehen Sie unter erfolgreicher Kommunikation? Welche Tools und Formate gibt es, um nun erfolgreich als Entscheider zu kommunizieren?
Alle Mitarbeitenden erreichen, transparent und aktuell informieren, stets den Kontakt aufrechterhalten und einfach präsent sein: das gelingt mit Hilfe von effektiven digitalen Tools und Formaten – und tatsächlich sogar mit recht geringem Aufwand.

Ideal für Entscheider sind zum Beispiel kurze, selbst gedrehte Videobotschaften, die dann im Intranet veröffentlicht werden oder persönliche Postings zu News und aktuellen Entwicklungen im internen Social Network. Darüber hinaus sollten sich Führungskräfte in die Diskussionen in virtuellen Arbeitsgruppen aktiv einklinken. So können sie Orientierung vermitteln oder einfach auch digital Lob aussprechen – zum Beispiel via Kommentar, GIF oder „Like“-Daumen. Auch in Zeiten räumlicher Distanz ganz einfach digital Nähe und Erreichbarkeit zeigen – darauf kommt’s an.

Der klare Vorteil von Tools für Videocalls und Konferenzen dabei: Man zeigt weiterhin Präsenz und ist „da“, wenn auch vorübergehend nur virtuell, dies ist ein entscheidender Faktor in der Führung und Kommunikation mit dem eigenen Team.

Wie hoch sind etwa die Kosten der Tools und sind diese auch nach der Corona-Krise nützlich? Wie sicher sind die Programme?
Die aktuelle Situation zeigt, wie unabdingbar eine effiziente, digitale Infrastruktur ist. Die Kosten für Digitalprojekte liegen auch längst nicht mehr auf dem Niveau wie noch zu Beginn der 2000er Jahre. Heute lässt sich ein Digital Workplace bereits kostengünstig, einfach und wenig zeitintensiv einführen – der Nutzen spricht dabei ohnehin für sich.

Die realen Kosten hängen sehr von den gewählten Produkten, der Anzahl der Mitarbeitenden und den noch nötigen Endgeräten ab. Im Durchschnitt kann man aus unserer Projekterfahrung sagen: Für den Mittelstand sind für die initialen Projektkosten in der Regel mehr als 10.000 Euro, aber weniger als 500.000 Euro nötig. Bei Konzernen gehen die Kosten leicht über die 500.000 Euro, da Lösungen international ausgerollt werden müssen.

Wichtig ist jedoch immer: Der konkrete Nutzen des Digital Workplace muss auch in den Köpfen der Mitarbeitenden verankert werden. Sie müssen die digitalen Tools nicht nur kennen und verwenden können, sie müssen sie vor allem auch nutzen wollen.

Zum Thema Sicherheit: Sie ist einer der entscheidenden Faktoren. Insbesondere auch der Schutz der Daten gegen Angriffe von außen, da meist alle Systeme über Cloud-Technologien laufen. Es kommt hier auch immer noch vor, dass Unternehmen fehlende Sicherheit und Datenschutzkonformität als Gründe nennen, um digitale Tools nicht einführen zu können. Dabei sind diese modernen Cloud-Systeme heute viel sicherer als interne Infrastrukturen und es lassen sich Anforderungen wie komplexe Verschlüsselungen von Dateien, Rechtemanagement und mobile Absicherungen fast per Knopfdruck umsetzen.

Warum haben einige Unternehmen nicht vorher in die digitale Flexibilität investiert? Was waren die größten Hemmnisse?
Die Hürde, einen bisher eher analogen Geschäftsbetrieb auf den digitalen Arbeitsplatz umzustellen, ist durchaus groß – auch, da es oft an nötigem Willen der Führungsriegen, aber auch der Mitarbeitenden fehlt. Manchen ist die „Digitalisierung“ immer noch nicht geheuer, da wirkt die aktuelle Situation als Katalysator, es doch zu versuchen, da es ohne Digitalisierung nicht mehr geht.

Was wir in der Vergangenheit beobachten konnten: Oft wurden externe Kommunikations- und Marketingkanäle digitalisiert und mobil angeboten, die internen Strukturen aber zu stiefmütterlich behandelt. Meist hatten kunden- und eben extern-orientierte Kanäle Vorrang. Die Relevanz der internen Kommunikation und Kollaboration wurde unterschätzt und somit nicht in sie investiert.

VPN-Zugänge, Tablets, Notebooks und Smartphones nur für wenige Führungskräfte und digital nicht erreichbare Mitarbeiterohne PC-Zugang sind leider auch heute noch eher die Regel und nicht die Ausnahme. Der Druck, diese Strukturen umzustellen, war nicht vorhanden. Jetzt brennt die Ölplattform, daher muss man auch springen.

Beschleunigt die Corona-Krise die Digitalisierung der Unternehmenswelt oder ist es nur ein „Strohfeuer“?
Die momentane Krise wird die Digitalisierung sicher noch weiter voranbringen, sie wirkt fast wie ein Augenöffnen für alle Vorteile der digitalen Arbeitswelt. Wer heute in den Digital Workplace investiert, wird sicherstellen, dass er auch zukünftig Innovationen vorantreiben, entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern und damit langfristigen Geschäftserfolg erzielen kann. Und selbstverständlich wird diese neue Art der Kommunikation und Zusammenarbeit auch einen enorm positiven Effekt auf die eigene Arbeitgeberattraktivität und die Gewinnung und Bindung junger Talente besitzen.

Wir haben beobachtet, dass Unternehmen, die zum Beispiel 100 Prozent cloudbasiert mit einem Social Intranet und virtuellen Teamräumen arbeiten, ihr Geschäft fast nahtlos weiterführen konnten, so sie nicht von behördlichen Schließungen betroffen waren. Diese Erkenntnis wird bleiben und das Investment in solche Lösungen deutlich verstärken.

Wie wichtig ist für die stärkere Digitalisierung ein schnelleres Internet in Deutschland?
Unabdingbar. Hier liegt die zusätzliche Stärke der Digitalisierung. Je besser und vor allem flächendeckender das Netz, umso einfacher und effizienter agieren wir alle. Einfach ausgedrückt: Bandbreite kann nur durch eins verbessert werden: mehr Bandbreite!

Das Interview wurde schriftlich geführt.

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