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“Skaliert das?!”: Wie Sie in Meetings smarter wirken – plus acht Tipps für effizienteres Konferieren

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Seien wir mal ehrlich: Irgendwann im Laufe eines Tages oder der Woche ist das persönliche Aufmerksamskeitskontigent für Meetings erschöpft. Da heißt es einfach nur noch: durchhalten und klug aus der Wäsche schauen. Wie Sie das trotz drohender Tagträumerei bewältigen können, erfahren Sie hier.

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Wer in Unternehmen mit hoher Meeting-Kultur arbeitet, kennt das Problem mit Regelterminen nur zu gut: Egal, was in den vergangenen sieben Tagen passiert, ob es etwas zu berichten gibt oder nicht – das Meeting findet statt. Auf Dauer kann es schwer fallen, die Konzentration aufrechtzuerhalten: Man kann der Diskussion kaum noch folgen, schaut vermehrt aufs Handy, driftet ab.

Um zu vermeiden, dass man mit diesem Verhalten unschön bei Kollegen und Vorgesetzten auffällt, kann ein kleines Repertoire an Meeting-“Kniffen” durchaus hilfreich sein. Die Satire-Webseite CooperReview hat dazu zehn – nicht ganz ernst gemeinte – Tricks zusammengetragen:

Das gute alte Mengendiagramm: Wer sowas aufs Flipchart zaubert, wirkt nicht nur kreativ – er regt auch sofort Diskussionen im Team an. Beste Voraussetzungen, um sich zurückzulehnen und die anderen arbeiten zu lassen.

Ein kleiner Kniff mit großer Wirkung: Einfach mal Prozentangaben der Kollegen in Bruchzahlen umformulieren. Zeugt von mathematischen Fähigkeiten und wirkt so, als wären Sie komplett im Thema.

Wenn Sie länger nicht mehr an einer Diskussion teilgenommen haben, stellen Sie diese überraschend in Frage. Sollen sich doch die Kollegen damit auseinandersetzen.

Notizen, Notizen, Notizen. Denn: Wer mehr notiert, wirkt einfach geschäftiger.

Die Wiederholung der Statements ist gleich doppelt günstig: Sie nehmen ohne eigenen Beitrag an einer Diskussion teil und wirken dabei auch noch sympathisch.

Egal, ob Sie wissen, was Skaleneffekte sind: Fragen Sie danach!

Gut für den Körper und schindet Eindruck: Stehen Sie auf und durchschreiten Sie den Raum.

Eine Abwandlung von Trick 5 – nur für Präsentationen geeignet.

Wenn Sie es gar nicht mehr aushalten und Ihnen auch egal ist, ob es unhöflich gegenüber den Kollegen wirkt: Verlassen Sie das Meeting für ein “wichtiges” Telefonat.

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Humor ist eine Allzweckwaffe: Im besten Fall bauen Sie mit einem Witz Nähe zu den Kollegen auf – und lockern die angespannte Atmosphäre auf.

Wohlgemerkt: Es handelt sich hierbei um nicht allzu ernstgemeinte Ratschläge. Sie basieren aber auf Erfahrungen, die jeder zweifelsohne schon mal in Meetings gemacht hat. Und könnten Sie im Nachhinein sagen, ob das Interesse des Kollegen vorgegaukelt oder echt war?

Nichtsdestotrotz haben wir für übermäßiges, ineffizientes Konferieren – in Fachkreisen auch Meetingitis genannt – ein paar wirklich hilfreiche Hausmittel parat. So werden Meetings garantiert besser:

Vorbereitung ist alles

Damit die Teilnehmer gut vorbereitet in ein Meeting gehen können, sollten Sie vorab eine klar definierte Agenda an alle verschicken. Im Vorfeld bedeutet dies aber: nicht erst fünf Minuten vor Meeting-Beginn! Geben Sie den Kollegen die Möglichkeit, eigene Punkte auf die Agenda zu setzen.

Die richtigen Teilnehmer

Laden Sie nur die Personen zu einem Meeting ein, die auch direkt in ein Projekt involviert sind. So bleibt die Gesprächsrunde klein und effektiv. Ein operatives Meeting ist nicht dazu gedacht, die gesamte Abteilung von einer Änderung in Kenntnis zu setzen.

Ziele setzen

Was ist der Sinn und Zweck des Meetings? Soll eine neue Strategie verabschiedet werden? Ist für den Auftakt ein Reporting geplant? Wenn alle Teilnehmer schon vor dem Treffen wissen, was am Ende erreicht werden soll, sparen sich alle Beteiligten unnötige Diskussionen. Klären Sie zu Meetingbeginn nochmal die Prioritäten, mit der Sie die einzelnen Themen ansprechen wollen.

Genug Zeit einplanen

Setzen Sie für Meetings mindestens eine Stunde an. Denn in den seltensten Fällen endet das Gespräch in der Gruppe zum geplanten Zeitpunkt. Für welche Themen benötigen Sie besonders viel Zeit? Gehen Sie in Gedanken die einzelnen Themenpunkte vorab durch. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, ob Sie beim Meeting auch “in der Zeit” bleiben.

Schaffen Sie Fortschritte

Ein Meeting mit den Kollegen und Vorgesetzten dient nicht nur zum Gedankenaustausch. Sie kommen mit anderen Personen zusammen, um Entscheidungen zu treffen. Achten Sie also darauf, dass sich auch alle Beteiligten darauf geeinigt haben und sich darüber bewusst sind, welche To-Dos Sie aus dem Meeting für sich mitnehmen. Legen Sie auch hierfür Termine fest.

Dokumentieren Sie

Irren ist menschlich. Damit sich auch alle darüber bewusst sind, was im Meeting besprochen wurde und was es für den Aufgabenbereich jedes Einzelnen bedeutet, sollten Sie vorab eine Person darum bitten, Protokoll zu führen. So können sich alle auch Tage später bei Nachfragen erst einmal am Protokoll orientieren, bevor sie in erneute Abstimmungsrunden gehen.

Stehen Sie auf

Um mehr Dynamik in ein Meeting zu bringen, kann ein einfacher Trick helfen: Stehen Sie auf. Studien haben ergeben, dass Konferenzen im Stehen durchschnittlich ein Drittel kürzer sind als wenn Sie mit Kollegen in der Runde sitzen.

Bitten Sie um Feedback

Ein Meeting ist ein Gespräch unter Kollegen, keine One-to-many-Kommunikation. Rufen Sie deswegen in regelmäßigen Abständen Ihre Mitarbeiter und Vorgesetzten dazu auf, Kritik an der Meetingkultur im Unternehmen zu äußern. Auf diese Weise erhöhen Sie das Engagement der Kollegen und erhöhen auf lange Sicht die Effektivität der Meetings.

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