Sieben Tipps für konzentriertes Konferieren

“Ich bin mal kurz im Meeting” oder ”Der Jour fixe wurde vertagt”. Was wäre der Arbeitsalltag ohne Konferenzen? Jüngste Umfragen ergeben, dass ein Drittel aller Führungskräfte täglich drei bis vier Stunden konferiert. Sieben von zehn Teilnehmern halten Meetings aber für schlecht vorbereitet. Sechs von beklagen sogar, dass häufige Meetings Arbeitsabläufe nur unnötig verzögern würden. Das muss nicht sein. Mit wenigen Tricks wird aus eingerosteter Konferenzkultur wieder eine Plattform für Kreativität und Kommunikation unter Kollegen.

Wer viel konferiert, der weiß: Oft geht es nicht um das Miteinander, sondern ein gepflegtes Gegeneinander. Jeder der Beteiligten zeigt, warum er vergangenen Monat besser war als der andere. Jede Abteilung versucht, die Leistung der anderen zu übertrumpfen. Oder man kommt sich wegen falscher Verantwortlichkeiten ins Gehege. Ein paar Tipps, mit denen das nächste Meeting ein wenig entspannter ausfallen dürfte:

Vorbereitung ist alles: Nach dem Meeting ist vor dem Meeting. Wenn Sie ein wichtiges Anliegen haben, bringen Sie es auch zu Papier. Und schicken Sie es den Beteiligten vorab. Dies zeugt nicht nur von gutem Stil, sondern erhöht auch die Chancen, dass Ihr Meeting ein Ergebnis hat und nicht in einer langwierigen und heillosen Debatte endet.

Eine Frage der Technik: Selbst wenn Sie jede Woche denselben Raum für Ihre Meetings verwenden, sollten Sie der Technik nicht vertrauen. Checken Sie frühzeitig, Beamer, Freisprechanlage und Webcam ihren Dienst tun.

Meeting, nicht One-Man-Show: Ein Chef besticht durch Führungsqualitäten, nicht durch Egoismus. Vermeiden Sie es also, in Meetings nur ihr eigenes Programm abzuspulen. Sprechen Sie “Schweiger” gezielt an und fördern Sie eine Debattenkultur. Starten Sie mit einer positiven News, um die Motivation Ihrer Mitarbeiter zu erhöhen, anstatt die Runde mit Kritik einzuläuten.

Moderieren, nicht monieren: Konferenzen dienen nicht dem plumpen Austausch von Belanglosigkeiten, sie sollen einem Ziel dienen. Wenn Sie also merken, dass die Diskussion vom eigentlichen Thema abschweift, ist es Ihre Aufgabe, die Gruppe wieder an das ursprüngliche Ziel zu erinnern. Vermeiden Sie aber Kritik an der ausschweifenden Diskussionslust Ihrer Kollegen, sondern leiten Sie die Debatte durch freundliche, aber bestimmte Formulierung wieder in geordnete Bahnen.

Timing ist wichtig: Überziehen Sie nicht. Hat ein Meeting pünktlich begonnen, sollte es auch pünktlich enden. Nehmen Sie sich zum Schluss die Zeit für ein kleines Resümée. So bringen Sie alle Beteiligten auf einen einheitlichen Wissensstand.Das Letzte, was Sie wollen, sind nämlich Emails nach dem Meeting, in denen Ihre Kollegen noch einmal den Inhalt und Anlass des Treffens erklärt bekommen möchten.

Dokumentieren Sie das Treffen: Vermeiden Sie unnötigen Mailverkehr nach einem Meeting, der sich um das eigentliche Ergebnis dreht. Sorgen Sie im Vorfeld dafür, dass das Treffen protokolliert wird. Gerade wichtig, wenn Personen nicht teilnehmen konnten: Wer hat konferiert? Was waren die Ziele? Was die Probleme? Was die Lösung?

Routine durchbrechen: Nichts hemmt Kreativität mehr als Routine. Durchbrechen Sie ab und an den Rhythmus aus Konferenzen. Verlegen Sie das Meeting ins Café oder lassen Sie einmal gezielt einen Termin ausfallen. So erhöhen Sie den Gesprächsbedarf beim nächsten Meeting.

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