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Tipp: Die perfekte Mail ist nur fünf Sätze lang

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Daran ändern auch Facebook, WhatsApp und Co. nichts: Die E-Mail ist neben dem Griff zum Hörer das wichtigste Kommunikationsmittel im Berufsalltag. Aber wie kann man dafür sorgen, dass sie auch gelesen werden? Dafür gibt es jetzt eine radikale Lösung.

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Denn Fakt ist: Eine E-Mail, die zu lang ist, erfüllt nicht ihren Zweck. In den USA setzt sich nun ein Trend durch, nach dem Mails im Twitter-Prinzip standardmäßig eingeschränkt werden. Maximal fünf Sätze lang soll die perfekte E-Mail sein. Im Gegensatz zum Mikrobloggingdienst sei es schwierig, sich bei Mails auf eine Zeichenzahl festzulegen – deswegen habe man sich für eine bestimmte Anzahl von Sätzen entschieden, heißt es auf Mashable. Diese neue „Mail-Policy“ sieht vor, dass Sie E-Mails wie SMS behandeln – also sich möglichst kurz fassen.

Da stellt sich die Frage: Wie formuliert man kurze Mails, ohne dabei unhöflich zu wirken? Hier einige Tipps:

  • Weg mit dem Small Talk: Konzentrieren Sie Ihre Worte auf den wesentlichen Zweck Ihrer Mail. Sparen Sie sich eine Einleitung, die nichts mit dem eigentlichen Thema zu tun hat.
  • Weg mit den Füllwörtern: „Es wäre toll, wenn…“, „Wir sollten zusehen, dass…“, „Falls möglich, sollten wir…“ – solche Formulierungen verwässern nur Ihre eigentliche Aussage. Formulieren Sie klar und direkt.
  • Kommunizieren Sie trotzdem deutlich: Ja, in der Kürze liegt die Würze. Aber formulieren Sie nicht so kurz, dass Ihre Ansagen unverständlich werden.
  • Nicht sofort abschicken: Auch Mails sollten vor dem Absenden nochmal gegengelesen werden. Nehmen Sie sich die 30 Sekunden, die es braucht.

Um den Umstieg auf die „Kurz-Mail“ auch für Kollegen und Geschäftspartner zu vereinfachen, steht auf der Webseite sogar eine knappe Signatur bereit, die sich unter die Mail anfügen lässt:

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Q: Why is this email five sentences or less?
A: http://five.sentenc.es

 

(via)

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